2 fotky 
Potřebujete získat kontrolu nad svým životem? Jste zahlceni prací a nevíte co dřív? Děláte vše na poslední chvíli? Pokud na tyto otázky odpovíte kladně, tak právě pro vás je určena metoda Getting things done (GTD). Je známá téměř po celém světě, jejím autorem je David Allen a byla přeložena do více než 30 jazyků.
Správné plánování času je základem úspěchu, Zdroj: sxc.hu
Většina z nás to moc dobře zná – žluté papírky polepené na stole, kupa nepřečtených e-mailů, důležité dokumenty i nepotřebné články či pozvánky všude kolem nás. Allenovo východisko je jednoduché: „Naše výkonnost je přímo úměrná naší schopnosti uvolnit se. Jen když máme čistou hlavu a myšlenky srovnané, můžeme odblokovat svůj tvůrčí potenciál a dosáhnout špičkových výkonů.“ Jinak řečeno, není nic horšího, než když máme nepořádek nejen kolem sebe, ale i ve své hlavě.
Uplatňuj pravidlo: Udělej to, deleguj to, odlož to nebo to zahoď a vyprázdni tak svou vstupní schránku
Toto je základní pravidlo celé metody. Na začátek si vysvětlíme, co je to vstupní schránka. Za schránku může člověk použít víceméně cokoliv, třeba přihrádku na papíry a došlou poštu nebo MP3 přehrávač s mikrofonem. Do této schránky si dáte všechny věci, jež stojí za pozornost, například veškeré dokumenty, které se vám válejí na stole, pozvánky, ale také úkoly, nápady, informace, předsevzetí a přání (ty si napíšete na papír či nadiktujete do diktafonu – například zavolat zubařovi, naučit se německy atd.).
Takto byste měli projít nejen svůj pracovní stůl, počítač, e-mailovou schránku, byt a kancelář, ale také různé závazky či projekty. Na tento krok si najděte dostatek času, věřte mi, že vám zabere několik hodin.
Co zabere méně času než dvě minuty, udělej hned!
Máte ve vaší schránce vše, co je potřeba? Výborně. Dostáváme se k dalšímu kroku. Každý dokument, sdělení a úkol je nutné pečlivě projít a u každého si odpovědět na otázku: Je to realizovatelné? Pokud odpovíte ANO, máte tři možnosti:
– Jestliže daný krok zabere méně než dvě minuty, udělejte to hned (někomu zavolat, napsat e-mail).
– Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty, zeptejte se sami sebe, zda jste vhodná osoba, která má úkol provést, pokud ne, delegujte to (některé věci za vás může vyřídit někdo jiný).
– Bude-li daná akce trvat déle než dvě minuty a vy jste ta osoba, která má úkol provést, odložte to a poznamenejte si úkol do seznamu dalších kroků (viz níže).
Pokud odpovíte NE, máte tyto možnosti:
– Vyhodit, již to nebude potřeba.
– Není nutná žádná další akce, ale možná se to bude moci zrealizovat v budoucnu (například naučit se cizí jazyk). Tyto položky archivujte do seznamu někdy/možná.
– Položka obsahuje informaci, která může být později potřebná (například zajímávý článek či recept). Tuto informaci archivujte.
U této části je důležité projít všechny položky, nic se do schránky nesmí vrátit zpět.
Další kroky
Připomínky potřebných kroků spadají do dvou kategorií: v první jsou věci vázané na konkrétní hodinu a den (například návštěva doktora 11. srpna v 11. hodin), do druhé kategorie náleží další kroky, které je potřeba zvládnout co nejdříve a nejsou vázány na konkrétní čas (různé seznamy úkolů). Do druhé kategorie patří tedy všechny úkoly, které jsou potřeba udělat, zaberou vám více než dvě minuty (pokud zabírají méně, udělejte je hned), ale nejsou vázány na určitý den či hodinu (například zavolat klientovi, přečíst si recenzi knihy).
Pravidelně si kontrolujte svůj diář/seznamy a zapisujte úkoly a povinnosti
Pokud jste si prošli všechny položky ve vaší vstupní schránce, máte zaveden svůj diář a seznam dalších kroků, je potřeba si určit den v týdnu, kdy si uděláte své týdenní zhodnocení, zaškrtnete v seznamu položky, které jste již zvládli a připíšete nové, které jsou potřeba udělat. Aby vše fungovalo, je důležité udržet si ve svých povinnostech pořádek a mít spolehlivý systém připomínání závazků.
Mít vše hotovo
Pokud vás tato metoda zaujala a chtěli byste do ní proniknout hlouběji, doporučuji vám přečíst si celou knihu (kniha vyšla i v českém jazyce pod názvem Mít vše hotovo). Můžete navštívit také webové stránky této metody v češtině, kde se dozvíte více nejen o metodě GTD, ale i dalších metodách, které vám mohou zjednodušit život.
Zdroj: ALLEN, David. Mít vše hotovo. Brno : Jan Melvil publishing, 2008. 245 s.
