Začnete podnikat, vystavíte první fakturu v Excelu a říkáte si, že to zatím stačí. Jenže pak přibude pár klientů, opakované zakázky, různé splatnosti a platby, které je potřeba hlídat, a z jednoduché tabulky se rychle stane zdroj chyb. Zkušenosti s tím mají i marketingový konzultant Radek Hudák a lektor angličtiny Broňa Sobotka. Oba začínali jako samostatní podnikatelé, postupně jim ale přibývali klienti, projekty i administrativa. Fakturační systém jim pomohl udržet přehled a věnovat víc času samotné práci.
Jednoduchý systém místo složité administrativy
Dobře nastavený fakturační systém vás na začátku nezahltí desítkami funkcí. Pro první měsíce podnikání často stačí vystavit fakturu, uložit klienta a mít přehled o tom, co je zaplacené.
Při vystavení faktury online v iDokladu zadáte IČO zákazníka, doplníte položku a částku. Program dohledá potřebné údaje, pomůže s číslováním dokladů a pohlídá důležité náležitosti. Opakované služby nebo produkty si uložíte do ceníku a stálé klienty do adresáře.
Fakturační systém tak nemusí být složitý kolos, ale praktický nástroj, který za vás vyřeší rutinní úkoly a nechá vás soustředit se na práci, která vás živí.
Radek Hudák: méně času nad fakturami, více na podnikání
Než se marketingový konzultant Radek Hudák vydal na volnou nohu, pomáhal rozjíždět marketing v Shoptetu a Slevomatu. Když začal podnikat samostatně, nechtěl trávit hodiny administrativou. Potřeboval jednoduchý nástroj, který mu dá přehled a ušetří čas.
U podobných profesí se může zdát, že několik faktur měsíčně zvládnete ručně. Konzultant, mentor nebo lektor ale často pracuje s více klienty najednou, řeší schůzky, výstupy, nabídky i termíny. Fakturace je důležitá, neměla by se však stát dalším samostatným projektem.
Radek používá chytrý fakturační program iDoklad a oceňuje na něm především rychlé vystavení faktur a přehled o dalších povinnostech. Jakmile se podnikání rozjede, přibývají nejen klienti, ale také doklady, platby a podklady pro účetní. Když je vše na jednom místě, odpadá zbytečné hledání.
Broňa Sobotka ukazuje, jak může fakturace růst s byznysem
Jak se mění nároky na fakturaci spolu s podnikáním, ukazuje podnikání Broni Sobotky. Začínal výukou angličtiny, postupně ale přidal online kurzy, podcasty, školení, knihy a další projekty. S rostoucím počtem klientů, objednávek a zdrojů příjmů přestala ruční administrativa stačit a jednoduchá fakturace se musela přizpůsobit rozsahu jeho podnikání.
Na začátku přitom nemusíte řešit všechno. Stačí vystavit fakturu za lekci, kurz nebo konzultaci. S rostoucím počtem objednávek a klientů se ale hodí automatizace, propojení s webem, přehled plateb nebo přístup pro účetní.
Právě v tom spočívá výhoda fakturačního systému. Začnete s jednoduchou fakturací a další funkce přidáváte až ve chvíli, kdy vám skutečně šetří čas.
Chytrá fakturace předchází chybám
Moderní fakturační program pomáhá s úkoly, při kterých se v ruční tabulce snadno chybuje. Uloží klienty, nabídne opakované položky, pohlídá číselnou řadu dokladů a pomůže s povinnými údaji. Na fakturu můžete přidat logo nebo QR kód, aby působila profesionálně a zákazník ji mohl snadno zaplatit.
Důležitý je také přehled o platbách. V systému vidíte, které faktury jsou uhrazené a které stále čekají na zaplacení. Pokud se klient opozdí, program za vás může odeslat upomínku.
Jednodušší je i spolupráce s účetními. Místo přeposílání jednotlivých příloh jim udělíte přístup a potřebné podklady si stáhnou sami.
Pořádek ve fakturách se vyplatí od začátku
Radek Hudák potřeboval při přechodu na volnou nohu hlavně rychlost a přehled. Broňa Sobotka zase nástroj, který zvládne růst spolu s jeho projekty. V obou případech fakturační systém převzal rutinní administrativu, která by jinak ukrajovala čas z práce pro klienty.
Nemusíte proto čekat, až budete vystavovat stovky dokladů. Pořádek v klientech, fakturách a platbách se vyplatí už od první zakázky. A až se podnikání rozroste, nebudete zavádět nový proces od nuly – jen využijete další funkce systému, který už znáte.
